Winschoten – Het voltallige bestuur van de STUW (stichting ultraloop Winschoten) legt haar functies neer. Voor ons is het niet mogelijk om op basis van huidige situatie de verantwoordelijkheid voor de organisatie van de 41e RUN op ons te nemen.
Het bestuur bestond de afgelopen jaren uit 4 personen. Het is dan ook niet moeilijk voor te stellen dat we als bestuur voor een enorm dilemma hebben gestaan. Een te smalle bestuurlijke basis, in combinatie met het open vallen van een aantal cruciale functies in de organisatie heeft er toe geleid om deze beslissing te moeten nemen.
Na de succesvolle 40e editie van de RUN van Winschoten hebben we met zijn allen (bestuur, race- director, eventmanager en alle vrijwilligers) de tijd genomen om bij te komen, te evalueren en daarna weer de organisatie voor 2016 op te starten.
Na een tijdje kom je toch met zijn allen weer van de roze wolk en realiseer je ook dat er zaken moeten veranderen wil je met elkaar in staat zijn om de RUN toekomstbestendig te houden.
Zeker ook omdat voorafgaand aan de 40e editie een aantal mensen had aangegeven dat dit hun laatste RUN zou zijn waar ze actief als vrijwilliger aan zouden deelnemen. Zo wisten we vooraf al dat de relatiebeheerder van de Vrienden van de RUN, de medische commissie één van de trekkers zou moeten vervangen en dat een aantal mensen het voornemen had om te stoppen. Op zich heel plausibel en ook voorstelbaar. Er zijn immers nog steeds een aantal mensen actief die je kunt scharen onder de noemer ‘mensen van het eerste uur’.
Na de RUN werden we echter geconfronteerd met best nog een aantal NIET verwachtte “Ik stop meldingen”. Zo hebben de eventmanager, commissietrekker verkeersbegeleiding en de wedstrijdleider laten weten hun taken neer te zullen leggen. Allemaal met een plausibele reden.
Het bestuur bestond de afgelopen jaren uit 4 personen. Het is dan ook niet moeilijk voor te stellen dat we als bestuur voor een enorm dilemma hebben gestaan. Een te smalle bestuurlijke basis, in combinatie met het open vallen van een aantal cruciale functies in de organisatie heeft er toe geleid om deze beslissing te moeten nemen.
We hebben als bestuur een aantal randvoorwaarden opgesteld die voor 20 januari ingevuld zouden moeten zijn om voor de organisatie van de 41e editie van de RUN van Winschoten als bestuur een GO te kunnen geven.
Randvoorwaarden:
- Uitbreiding bestuur met 3 personen, waaronder penningmeester of secretaris,relatiebeheerder, inkoop/contract management
- Eventmanager
- Coördinator commissie verkeersbegeleiding
- Coördinator commissie prijsuitreiking
- Versterking van een aantal commissies (o.a. start/finish en verzorging)Met deze randvoorwaarden op zak hebben we contact gezocht met onze moedervereniging Aquilo en met de gemeente. De laatste vanwege het feit dat de RUN een van de uithangborden voor Winschoten als evenementenstad is en dat de gemeente de RUN altijd een warm hart toedraagt, niet alleen in financiële zin maar ook in algemene ondersteuning.
Daarnaast is via (met name) de sociale media en via RTVLOGO gezocht naar contact met de achterban.
Helaas moeten we nu gezamenlijk, als bestuur STUW en Aquilo, concluderen dat de randvoorwaarden niet zijn vervuld. Deze conclusie is gedeeld met de gemeente. De bestuursbasis blijft te smal en de meest cruciale functies in de commissies, waaronder die van eventmanager, zijn niet ingevuld. Voor ons als bestuur is het niet meer verantwoord om door te gaan. De ervaringen hebben geleerd dat na het geven van een GO er geen weg terug is in de organisatie van dit evenement.
Daarom legt het voltallige bestuur haar functies neer. Hiermee de weg vrij makend voor een eventuele compleet nieuwe groep die de taak op zich kan nemen om de RUN in 2016 tot een succes te maken en zeker ook de jaren daarna kan zorgen voor nieuwe impulsen.
Kanttekening hierbij is dat medio februari deze groep moet zijn geformeerd wil een succesvolle organisatie in 2016 mogelijk zijn.
Als die groep er is dan zijn we zeker bereid om te zorgen voor een warme overdracht. De race- director en de overige commissietrekkers die zich blijven inzetten, zullen hun ervaring graag delen.
Foto: Trijntje Timmer/ OldambtNu.nl (Archief)
